يكی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین چالش‌های مدیران مالی، رسيدگی و کنترل اسناد مالی و حسابداری است. کنترل وجود هماهنگی در اجرای قوانين و انطباق هزينه‎‌های انجام شده با قوانين و مقررات، وظیفه قانونی و مهم مدیران مالی است. اما هدف از رسیدگی و کنترل اسناد مالی و حسابداری چیست و چگونه انجام می‌شود؟ در ادامه همراه فرزام محاسب باشید تا به این موضوع بیشتر بپردازیم.

کنترل اسناد مالی
کنترل اسناد مالی

مطلب مرتبط:

چرا حضور مشاوران مالی در سازمان ضروری است؟

انواع فرار مالیاتی | پیشگیری و مجازات

مهارت‌ها و وظایف حسابدار

وظایف مدیر مالی

واحد مالی و حسابداری در شرکت‌ها، مجموعه‌ای از افراد با مهارت‌ها و تخصص‌های گوناگون است که به‌صورت سلسله مراتبی و یا همسطح وظایف مربوطه را انجام می‌دهند. تخصص‌های واحد مالی و حسابداری به صورت تفکیک شده شامل حسابداری، حقوق و دستمزد، کارگزینی، اداری و غیره است.

اما مدیران مالی مسئول اصلی کنترل‌های مربوط به اسناد حسابداری و مالی هستند. مدیر مالی یک مجموعه وظیفه تحلیل و بررسی رویدادهای مالی، برنامه‌ریزی مالی، تامین بودجه و تهیه و تنظیم گزارشات مالی و حسابداری را بر عهده دارند. همچنین سازمان دهی، هدایت و کنترل سازمان نیز از دیگر وظایف او است. اما در خصوص کنترل اسناد حسابداری، وظایف مدیران مالی به شرح زیر است:

  1. نظارت و کنترل امور و اسناد حسابداری
  2. اطلاع از قوانین و مقررات مالی و محاسباتی
  3. رسیدگی به انجام امور مالی و خدمات حسابداری مطابق با قوانین و مقررات
  4. حضور مستمر در دوره‌های آموزشی تخصصی و تسلط بر اجرای قوانین
  5. شركت در جلسات و كمیسیون‌های مالی، ارائه دستورالعمل‌ و طرح‌های مالی به منظور بهبود و ارائه گزارش به مسئولین
  6. نظارت بر چگونگی مصرف بودجه و اعتبارات
  7. بررسی واخواهی اسناد و مداركی كه در انجام تشریفات مالی مطابق مقررات نبوده است و تهیه گزارش آن برای ذی‌نفعان و پیگیری تا پایان
  8. كنترل قراردادها، پیش‌پرداخت‌ها، علی‌الحساب‌ها و غیره
  9. تنظیم گزارش تخلفات احتمالی و ارائه پیشنهاداتی در جهت اصلاح در صورت ضرورت
کنترل اسناد حسابداری
کنترل اسناد حسابداری

هدف از رسيدگی به اسناد مالی

مدیران از رسیدگی و کنترل اسناد حسابداری و مالی، اهداف خاصی را دنبال می‌کنند. این اهداف شامل:

  • كنترل اسناد به منظور اطمینان از تطابق اسناد با قوانين و مقررات عمومی و اختصاصی
  • پیشگیری از برخورد سليقه‌ای حسابداران در صدور اسناد‌
  • زمينه‌سازی برای اجرای وظایف مدير مالی
  • سرعت بخشیدن در فرایند رسيدگی و پرداخت هزينه‌ها و استفاده بهينه از منابع مالی
  • بهره‌گیری بهينه از تخصص و توانمندی‌های كارشناسان و حسابرسان

 کدام اسناد توسط حسابداران تهیه می‌شوند؟

اسنادی که توسط حسابداران تهیه می‌شوند چند دسته عمده دارند. این دسته‌ها شامل:

1- تهیه اسناد ساده از جمله فاکتور خرید یا فروش با جزییات و رعایت استانداردهای تعیین شده توسط سازمان‌های دولتی

2- تهیه اسناد دفاتر مالی مثل دفتر کل، دفتر دارایی‌ها، دفتر روزنامه و هزینه‌ها و دفتر معین. حسابداران باید از نحوه ثبت اطلاعات در این دفاتر آگاه بوده و نسبت به اجرای آن متعهد باشند .

3- تهیه اسناد حضور و غیاب پرسنل و منظور کردن آن در محاسبات حقوق و دستمزد.

4- تهیه اسناد لیست بیمه پرسنل.

مدیران مالی و کنترل اسناد مالی
مدیران مالی و کنترل اسناد مالی

چگونگی کنترل فرایندهای حسابداری توسط مدیران مالی

مدیران از طریق کنترل اسناد مالی تهیه شده توسط حسابداران و کارشناسان، رویدادها و اسناد مالی را کنترل می‌کنند.

–  در کنترل اسناد مالی، اطلاعات قانونی باید به اسناد مالی پیوست شده باشند و همزمان مورد رسیدگی قرار گیرند. این اسناد باید فاقد هر گونه قلم خوردگی و کاملا مطابق قوانین بوده و به شکلی اصولی ثبت شده باشند.

–  از مهم‌ترین اسناد شرکت، دریافت‌ها و پرداخت‌ها هستند که در کنترل‌ اسناد باید بررسی و صحت آنها تایید شود.

–  کنترل انطباق سرفصل حساب‌ها در سطوح آرتیکل‌های موجود با مدارک، موضوع سند و استاندارد‌ها

– بررسی  گردش حساب شرکت، موجودی و مانده حساب‌ها و تائید صحت آن‌ها. در گزارشات مالی یا بهره برداری‌های بانکی و وامی می‌توان به این اسناد، استناد کرد.

–  نظارت بر ثبت به موقع دفاتر قانونی و کنترل تاریخ‌های درج شده و اطمینان از انطباق آن با اسناد و مدارک مالی

کنترل اسناد مالی و حسابداری
کنترل اسناد مالی و حسابداری

موارد مشمول کنترل‌های تخصصی

  • کنترل حساب‌های پرداختنی: کنترل حساب های پرداختنی شامل کنترل امضاهای مجاز، ثبت صحیح حساب‌ها، انطباق حساب‌ها با مستندات و غیره است.
  • کنترل دارایی‌های ثابت : این‌گونه کنترل‌ها با اقداماتی از قبیل بررسی امضاهای مجاز، ثبت صحیح حساب‌ها، رعایت قوانین خرید دارایی‌های ثابت، کنترل استعلام بها، بررسی صحت اسناد مناقصه‌ها، کنترل اسناد دارایی‌ها و غیره صورت می‌گیرد.
  • کنترل مستندات خرید: مستندات خرید شامل پیش فاکتورها، فاکتورهای خرید، رسید تحویل، کنترل حساب‌های مالی و اسناد آن هستند. البته هر کدام جزئیات و نکات ریز بسیاری دارند.

شرکت‌های ارائه‌کننده خدمات حسابداری و مالی، می‌توانند مانند یک مشاور حرفه‌ای و با تجربه در کنار مدیران باشند و با تخصص خود در کنترل اسناد و مدارک مالی همراه آن‌ها باشند. به این ترتیب یک نفر سوم در سازمان خود خواهید داشت که بدون جانبداری، حساب‌ها و مبادلات مالی شما را کنترل می‌کند و در این زمینه بسیار خبره و حرفه‌ای است. اگر به دنبال کارشناسانی این ‌چنینی برای کنترل اسناد مالی شرکت خود هستید با فرزام محاسب تماس بگیرید.