تامین امنیت اطلاعات مالی یک سازمان و پیشگیری از بروز خطا، یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید به شکلی اصولی به آن پرداخته شود. شناسایی عوامل تهدید کننده امنیت اطلاعات مالی، نحوه حفاظت از این اطلاعات و میزان دسترسی افراد به آن از جمله موضوعاتی است که باید در هر سازمانی به آن پرداخته شود. اطلاعات یکی از مهم‌ترین داشته‌های هر سازمانی است که باید از آن حفاظت شود. قطعا راهکارها و پیش‌بینی‌های مشخصی برای این منظور وجود دارد اما چقدر از آن‌ها اگاه هستیم و چقدر می‌توان و باید آن‌ها را در سازمان پیاده‌سازی کرد؟

حفاظت از اطلاعات مالی
حفاظت از اطلاعات مالی

تامین امنیت اطلاعات مالی شرکت و جزئیات و موارد مهم آن موضوعی است که در این مقاله فرزام محاسب، به آن خواهیم پرداخت. حضور مشاوران و کارشناسان با تجربه نیز می‌تواند کمک بزرگی در جهت حفظ اطلاعات شرکت باشد. اگر در رابطه با تامین امنیت موضوعات مالی شرکت خود مطمئن نیستید این مقاله را بخوانید. همیشه داشتن اطلاعات و دانش کافی می‌تواند عاملی موثر در پیشگیری از بروز تهدیدات و ضرر و زیان باشد. در ادامه با موضوعات مرتبط با امنیت اطلاعات مالی آشنا خواهید شد.

تهدیدات امنیتی اطلاعات مالی
تهدیدات امنیتی اطلاعات مالی

چه مواردی امنیت اطلاعات مالی شرکت شما را تهدید می‌کند؟

ابتدا باید صورت مسئله را بشناسیم و از خطرات احتمالی آگاه شویم. تهدیدات ممکن است درون سازمانی یا برون سازمانی باشند. انواع تهدیدات عبارتند از:

  • هرگونه دخالت، تغییر و دستکاری در ورود اطلاعات
  • کپی برداری یا سرقت اطلاعات
  • انتشار اطلاعات محرمانه
  • خرابکاری در پایگاه‌های اطلاعاتی
  • خرابکاری در سیستم‌های کامپیوتری واحد مالی و حسابداری
  • نفوذ به سیستم‌های بانکی و برداشت غیرمجاز وجه نقد
  • کشایش حساب بانکی غیرواقعی و انجام تراکنش
  • تهدیدهای امنیتی و هک شدن سیستم‌های اطلاعات مالی آنلاین
  • جعل اسناد مالی و بانکی
  • سوءاستفاده از کارت‌های بانکی و خریدهای اینترنتی

هر یک از موارد گفته شده به تنهایی می‌توانند تهدیدی جدی برای اطلاعات مالی هر شرکتی باشند. اطلاع از این موضوعات موجب می‌شود تا پیش از بروز خطا و اشتباه و ایجاد خطری برای اطلاعات مالی شرکت، به فکر پیشگیری از آن و تامین امنیت اطلاعات خود باشیم.

دسترسی مشخص و محدود کارکنان
دسترسی مشخص و محدود کارکنان

چگونه از بروز خطاها و تهدیدات اطلاعاتی پیشگیری کنیم؟

امروزه مدیران بیش از پیش به سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری وابسته شده‌اند و تقریبا دیگر بدون وجود آن‌ها مدیریت جریان‌های مالی و سرمایه‌گذاری غیرممکن شده است. به جرات می‌توان ادعا کرد که بدون استفاده از این سیستم‌ها امکان فعالیت هیچ کسب و کاری در دنیای امروز وجود ندارد. اما این وابستگی، خود زمینه ظهور تهدیدات جدی را فراهم کرده و سازمان‌ها را آسیب پذیر می‌کند.

مطالب مرتبط:

تامین امنیت سیستم‌های اطلاعات حسابداری و جلوگیری از بروز خطا از دو جهت قابل بررسی است. یکی به لحاظ وجود مدیریت قوی و ایجاد رویه‌های استاندارد و پیشگیرنده از بروز خطا و دیگری کارشناسان فنی خبره که یکی از وظایفشان تامین امنیت اطلاعات مالی سازمان است. بعد فنی امنیت که به طور کلی مربوط به کارشناسان و متخصصان کامپیوتر و سیستم‌ها است.

پیشگیری از سوءاستفاده از اطلاعات مالی
پیشگیری از سوءاستفاده از اطلاعات مالی

نکات مهم در پیشگیری از بروز خطا یا سوءاستفاده

اما برخی اقدامات غیرفنی هم هست که مربوط به مدیران و میزان دقت و توجهشان به اتفاقات اطراف است. برای کاهش بروز خطا و کاهش تاثیرات آن در رابطه با امنیت امور مالی یک شرکت، توجه به موارد زیر می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد:

1- برای اطمینان از صحت ثبت رویدادهای مالی، پیشنهاد می‌شود برای صدور اسناد حسابداری، مدارک و اسناد کافی و دقیق را ملاک قرار دهید. به این منظور برای هر یک اسناد و پیوست‌ها توضیحات لازم را مهر شده و بدون تاخیر ثبت کنید.

2- به منظور انجام دقیق و به موقع کنترل‌های داخلی، برای انجام مخارج سقف تعیین شود و خلاصه مخارج به تائید مدیریت یا مسئولین مربوطه برسد.

3-  موجودی و همچنین هزینه‌های تنخواه‌گردان به صورت مستمر کنترل شود و اسناد هر یک ارائه شود.

4- متناسب با روش حسابداری تعهدی هنگام پرداخت و ایجاد تعهد، ثبت اسناد حسابداری به صورت دقیق و صحیح صورت گیرد.

5- به منظور اثبات هزینه‌های صورت گرفته، کلیه اسناد و فاکتورها به اسناد حسابداری پیوست شوند.

6- جهت پیشگیری از بروز مشکلات مالیاتی و به روز نبودن دفاتر قانونی، ثبت‌ها بدون تاخیر و همزمان با هر رویداد مالی صورت گیرد.

7- برای پیاده‌سازی کنترل دقیق و موثر بر چرخه دریافت و پرداخت وجوه نقد، ضوابط پرداخت وام و مساعده و سایر مزایا، چگونگی استخدام پرسنل شرکت، تفکیک هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای، رویه ثابت و یکپارچه تعیین قیمت، افزایش اعتبار یا تخفیف به مشتریان و تعیین فروشندگان صورت گیرد.

در پایان باید یادآور شد که از کمک و مشاوره کارشناسان باتجربه و خبره غافل نشوید. مشاوران می‌توانند از بروز هزینه‌های بزرگ و خطرات جدی برای سازمان شما پیشگیری کنند. فراموش نکنید که تهدیدات زمانی جدی می‌شوند که به وجود آن‌ها آگاه نیستیم و یا آن‌ها را دست کم می‌گیریم.